Hjemmesiden indeholder reklamelinks. Det betyder, at nogle af de eksterne links peger på sider, hvor jeg får en lille procentsats, hvis du handler (din pris er ikke højere end normalt). Ingen indlæg er sponsoreret eller eksternt påvirket. Tak til dig som handler via mine links – det giver mig en skilling og lyst til at dele mere uvildig viden med dig!
9 tips til mere kvalitetstid – uden at løbe stærkere
Dette indlæg er en del af vores tips til mere kvalitetstid – uden at løbe stærkere i hverdagen. Gå til hovedindlægget – for at få overblikket – 9 tips til mere kvalitetstid >
De 9 tips hænger sammen med vores online beregner af spildtiden i hjemmet >
Spildtid i adgang til filer og dokumenter
Vi gemmer flere og flere filer:
- Billeder ligger nu både på telefoner/mobiler, computere, tablets m.fl.
- Filer lander i e-boks og skal gemmes et sted
- Vi scanner regninger/kvitteringer/garantibeviser med telefonen eller modtager dem online
- Vejledninger ligger online
Men vi må ofte også indrømme, at det kan være krævende at finde et godt system. Godt at “søg”-funktionen er opfundet 🙂 Men selv søg må nogle gange give op, fordi vi måske ikke navngav filen naturlig (jo – det mente vi, at vi gjorde dengang vi gemte filen).
5S – tilgang til orden i filer og dokumenter
Som under tip #5 skal vi igen have fat i værktøjet 5S. Som nævnt er det et værktøj fra Lean til at sikre system og orden. Mange har stiftet et godt eller mindre godt bekendtskab med 5S på deres arbejdsplads.
De 5S’er står for – når vi arbejder med filer:
- Sortering: Sorter tænker i 3 “bunker”:
Grøn = Anvendes ofte
Gul = Anvendes engang imellem
Rød = Anvendes ikke
Når vi arbejder med filer, så sorterer vi ikke så ofte. Men vi skal eks. tænke i grøn, gul og rød når vi laver et filsystem/struktur og når vi laver genveje til bestemte mapper.
Ting skal være lette at finde!
Hvis vi snakker om fysiske dokumenter, så kan ovenstående fint bruges til sortering af alle vores kære dokumenter. - System: Find en plads til alle dokumenter/filer efter følgende tilgang:
Grøn = Fast plads der er let at finde
Gul = Find en plads, men den behøver ikke være let at finde
Rød = Alt det med at smide ud, det bruger vi ikke så ofte med filer. Det er simpelthen for tidskrævende ift. gevinsten. Nu hvor filplads er “uendelig”, så lav hellere en arkiv mappe. Så er filerne væk – og kan evt. findes hvis nødvendigt.
Hvis det er fysiske dokumenter, så benyt ovenstående metode i forhold til hvor dine mapper har plads – fra den forreste reol til en kasse på loftet. - Systematisk rengøring: Lav en systematik omkring din orden.
Ovenstående øvelser med punkt 1 og 2 virker kun i en kort periode. Der kommer hele tiden nye filer og tiden går. Så lav en systematik omkring eks. fotos. Hvornår og hvor ofte laver jeg nye mapper og en opdateret struktur.
Lav en form for aftale med dig selv. Eks. at du gør det hvert år i XX-ferien. - Standardiser: Standarder handler meget om, at vi nedskriver aftaler – som nævnt i punkt 3. Du kan eks. lave en fast aftale i din kalender (på telefonen) hvor du gennemfører dine aftaler.
- Selvdisciplin: Den sværeste disciplin i 5S. At vi fastholder og forbedrer vores 5S-niveau.
Læs mere om 5S på Dansk Lean Forum >
Eksempler på 5S fra hjemmet
Herhjemme har vi en fælles Dropbox. Her ligger alle vores filer. Hvis vi eks. kigger på madopskrifter.
Hvor kan opskrifter komme fra:
- En hjemmeside – hvor vi lige gemmer et skærmbillede
- En PDF fil vi modtager
- På besøg hos nogle venner – hvor vi lige tager et billede af en opskrift
- osv.
Hvad gør vi så? Derefter gemmer vi filen – uanset type – i den samme mappe med opskrifter. Dog navngiver vi meget tydeligt – gerne med flere ord – ved søgning. På den måde er vores opskrifter tilgængelige fra alle telefoner, alle ipads og fra computere. Det er smart 🙂
Dropbox, OneDrive, iCloud
I dag har vi mange gode muligheder for, at dele filer mm. på tværs af enheder (PC, mobiler, tablets). Og det giver unikke muligheder for, at vi kan tilgå filer hvor end vi er.
Udfordringen er så, at finde en god struktur. Her er ingen facit, men der kan være nogle “grundregler”:
- Max. 15 filer i en mappe – ellers tid til undermapper
- Lav arkiv mapper når relevant – så du ikke skal søge iblandt alt for mange filer
- Navngivning af eks. billeder er med ÅÅÅÅ-MM-DD – så de ligger i rækkefølge efter dato
- Den samme form for navngivning bør også anvendes ved andre filer, hvor datoer er relevante (eks. ikke madopskrifter :-))
Læg mærke til de to billeder. Til venstre ligger filer i en uorden – og der er mange.
Kendetegn ved strukturen til højre:
- Pga. navngivning ligger mapper og filer i rækkefølge
- Let at gemme
- Let at finde
9 tips til mere kvalitetstid – uden at løbe stærkere
Læs mere om vores 9 tips til mere kvalitetstid >
Tusind tak til dig, som handler via mine reklamelinks. Du betaler ikke ekstra – og jeg får en lille skilling. Det giver mig lyst til at dele mere uvildig viden med dig. Husk at ingen indlæg eller videoer er sponsoreret – og jeg er ikke påvirket af de hjemmesider jeg linker til (derfor er der ofte links til flere hjemmesider).